La formalità della convocazione è rimessa al rispetto dell’art. 2364, secondo comma, cod. civ. che così dispone: “l’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a 180 giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società; in questi casi gli amministratori segnalano nella relazione prevista dall'art. 2428 le ragioni della dilazione”.
Prima di analizzare quali siano le corrette tempistiche di convocazione delle assemblee per la discussione ed eventuale approvazione del bilancio, è opportuna una breve premessa sul significato attribuito dal legislatore al termine “convocazione” e su quando tale obbligo possa ritenersi adempiuto.
Sotto un profilo sostanziale e secondo l’orientamento unanime e ampiamente consolidato, l’obbligo di convocazione non può dirsi assolto al mero adempimento formale (In tal senso Minervini, in “Gli amministratori di società per azioni”, 1956, pag. 29. Ed ancora Mignoli, “Contro la concentrazione delle assemblee: una iniziativa della COB”, in Riv. Società, 1976, pagg. 294-295 che riprende il pensiero di Frè in Società per azioni, in Commentario Scialoja-Branca, Bologna – Roma, 1982, art. 2364 e secondo cui « l’intenzione del legislatore di non consentire agli amministratori di fissare a loro arbitrio il giorno della riunione, a condizione soltanto che l’avviso di convocazione sia pubblicato entro il detto termine, non può essere posta in dubbio, sia perché altrimenti la norma non sarebbe seria, sua perché il nuovo codice rivela anzi una sollecitudine maggiore di quello precedete per quanto riguarda l’effettiva periodica riunione dell’assemblea ordinaria») e, in particolare, il termine di convocazione previsto dalla legge (120 giorni e comunque non superiore a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale) non può riferirsi alla mera pubblicazione dell’avviso di convocazione ma, bensì, alla data effettiva della adunanza assembleare.
Tale tesi è (sarebbe) confermata, almeno per le società per azioni, dallo stesso tenore letterale dell’art. 2369, secondo comma, cod. civ. nella parte in cui prevede che “la seconda convocazione non può aver luogo nello stesso giorno fissato per la prima”, non lasciando spazio ad altre interpretazioni e che il termine convocazione vada riferito alla assemblea stessa e non di certo a una mera pubblicazione dell’annuncio sulla Gazzetta Ufficiale.
E' lapalessiano che, diversamente opinando, qualora si ritenesse che il termine legale si riferisca alla sola pubblicazione dell’avviso, si legittimerebbe la fissazione non solo della seconda, ma altresì della prima adunanza oltre i limiti temporali indicati dall’art. 2364, secondo comma, cod. civ., fornedo agli amministratori arbitrari margini di discrezionalità che la norma tende, diversamente, a escludere.
Detto ciò, tuttavia, potrà capitare che l’assemblea, pur se regolarmente convocata non si riunisca o, seppur riunita, non riesca a deliberare, come accade nell’ipotesi di mancato raggiungimento della maggioranza prescritta.
Ebbene, in tale ipotesi, l’art. 2369 cod. civ., stabilisce che, se nella prima adunanza non si siano raggiunti i quorum costitutivi ex art. 2368 cod. civ., “l’assemblea deve essere nuovamente convocata […] nell’avviso di convocazione dell’assemblea può essere fissato il giorno per la seconda convocazione […] se il giorno per la seconda convocazione non è indicato nell’avviso, l’assemblea deve essere riconvocata entro trenta giorni dalla data della prima e il termine stabilito dall’art. 2366 è ridotto ad otto giorni”.
La diffusa prassi societaria di far slittare la seconda convocazione dell’assemblea di bilancio oltre il termine di 120 (o 180) giorni, che appare provenire da una lettura coordinata degli artt. 2364 e 2369 cod. civ., non può tuttavia esimere gli interpreti dall’interrogarsi sulla legittimità o meno della stessa7 ; in tal senso, per una corretta individuazione della data di seconda convocazione, occorre verificare se il termine di legge vada calcolato in relazione alla prima convocazione dell’assemblea ovvero se vada riferito anche alla data della eventuale seconda convocazione.
In altre parole, è legittimo prevedere e/o spostare la seconda convocazione dell’assemblea di bilancio oltre il termine di 120 (o, se previsto dallo statuto, 180) giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale?
La risposta a tale domanda potreùbbe essere fornita dalla lettura del combinato disposto degli artt. 2364, 2369 e 2429 cod. civ.:
- l’art. 2369, primo comma, cod. civ., nel prevedere l’obbligo di una nuova assemblea quando in prima adunanza non si raggiungano i quorum prescritti, parla espressamente di nuova convocazione (“l’assemblea deve essere nuovamente convocata”), il che consente di ritenere che una convocazione già c’è stata e che quindi l’obbligo di cui all’art. 2364, secondo comma, cod. civ. possa ritenersi adempiuto già con la sola convocazione in prima adunanza.
- non può non tenersi conto che il legislatore, nel disciplinare la seconda convocazione, ha già previsto la fissazione di un termine massimo (30 giorni) entro cui indire l’assemblea successiva (art. 2369 II comma Cod. Civ.). In buona sostanza, laddove la prima adunanza non riesca a deliberare sull'approvazione del bilancio, vi è comunque un distacco temporale massimo tra prima e seconda convocazione da dover rispettare, così da comprimere il libero arbitrio degli amministratori e fissare un limite alla situazione di incertezza idoneo a tutelare il diritto di informazione dei soci e dei terzi. L’art. 2369 cod. civ., se interpretato in combinato disposto con l’art. 2364, secondo comma, cod. civ., porterebbe ragionevolmente a ritenere che il termine ultimo per la seconda convocazione non sia quello di 120 giorni.
- Infine, a ridimensionare il timore che il diritto di informazione di ciascun socio e dei terzi risulti leso dall'ammissibilità di una seconda convocazione tardiva, soccorrono le norme sulla pubblicità del bilancio e, nella specie, sul deposito del bilancio presso la sede sociale di cui all'art. 2429, terzo comma, cod. civ. che sancisce l’obbligo, a carico degli amministratori, di deposito del progetto di bilancio (unitamente alle copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate, al prospetto riepilogativo dei dati essenziali delle società collegate ed alle relazioni degli amministratori, dei sindaci e del soggetto incaricato alla revisione legale dei conti) durante i 15 giorni che precedono l’assemblea e finché il bilancio venga approvato.
Quanto detto consente, quindi, di poter ritenere che entro il termine di 120 (o 180) giorni debba effettuarsi solo la prima convocazione, potendo la seconda avvenire anche oltre il predetto termine, purché entro 30 giorni dalla prima.
Va anche precisato, in ogni caso, che la deliberazione di approvazione del bilancio oltre il termine di 120 (o 180) giorni non è invalida proprio in ragione dell’importanza fondamentale che il bilancio assume nella vita della società e che è tale da richiedere che esso, seppur oltre il termine stabilito dalla legge, sia comunque sottoposto al vaglio dell’assemblea dei soci, “onde evitare un aggravamento della situazione gestionale che la convocazione tardiva può aver, in qualche misura, già determinato” (Cass. Civ., Sez. I, 14 agosto 1997, n. 7623).
Dalla lettura dell’art. 2364, secondo comma, cod. civ., si desume che, decorso inutilmente il termine di 120 giorni, il bilancio possa sempre essere portato all'esame dell’organo assembleare; ed infatti il termine previsto dalla norma in questione non ha natura perentoria ed il suo mancato rispetto non esime gli amministratori dall'obbligo di redazione del bilancio e di convocazione dell’assemblea originando, esclusivamente, un comportamento che contrasta con la legge da parte dell’organo amministrativo.
L’inosservanza del termine, quindi, non si ripercuote sulla validità della delibera di approvazione del bilancio d’esercizio, potendone solo conseguire una responsabilità in capo agli amministratori (artt. 2392-2393, cod. civ.), qualora ne sussistano i presupposti, ed eventualmente in capo ai sindaci, essendo questi ultimi obbligati a convocare l’assemblea in caso di omissione da parte degli amministratori (artt. 2406-2407, II comma, cod. civ.).
Altra fattispecie è quella che disciplina la seconda convocazione dell’assemblea nelle s.r.l..
Innanzitutto, è necessario premettere che, a differenza di quanto accade nelle s.p.a., nelle s.r.l., in ossequio alla maggior duttilità attribuita a tale modello societario, il procedimento assembleare è caratterizzato da un temperamento degli obblighi formali e da un ampio rinvio all'autonomia statutaria.
Ed infatti, per dirla con Zanarone, «le regole dettate per l’assemblea dall'art. 2479 bis si presentano tutte come norme suppletive di una mancata diversa indicazione da parte dell’atto costitutivo, lasciando a quest’ultimo una pressoché totale autonomia nella configurazione dei rapporti tra i soci in ordine alla conduzione della società e aprendo in tal modo la strada a modelli societari quanto mai vari e diversi pur sotto la medesima denominazione tipologia» (“Quale modello legale per la nuova s.r.l.? Il nuovo diritto societario fra società aperte e società private” a cura di Benazzo, Patriarca, Presti, Milano, 2003, pag. 75 e ss.).
In tal senso è bastevole rilevare che, ai sensi dell’art. 2479, terzo comma, cod. civ., l’atto costitutivo può prevedere che, in alternativa al metodo assembleare tradizionale, la gran parte delle decisioni, tra le quali rientra anche l’approvazione del bilancio, siano adottate mediante consultazione scritta o in virtù del consenso espresso per iscritto (ad eccezione di ipotesi tassative in cui il ricorso al metodo assembleare si impone come obbligatorio).
Ed è proprio in relazione alla possibilità di optare per tali metodi decisionali che il legislatore, nell'art. 2478 bis, cod. civ., prevede, in capo gli amministratori, un obbligo di mera presentazione del bilancio ai soci, “entro il termine stabilito dall'atto costitutivo e comunque, non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale”, con un richiamo espresso al secondo comma dell’art. 2364, secondo comma, cod. civ. per quanto concerne la possibilità di beneficiare della proroga fino a 180 giorni.
Da ciò discende che, qualora l’atto costitutivo preveda le modalità della consultazione scritta o del consenso espresso per iscritto, entro il termine di 120 (o 180) giorni gli amministratori saranno tenuti ad avviare, relativamente alla proposta di approvazione del bilancio, le suddette procedure alternative; laddove, invece, la s.r.l. abbia optato per il metodo assembleare “tradizionale”, gli amministratori, sempre nello stesso termine, dovranno convocare l’assemblea avente all'ordine del giorno detta proposta di approvazione.
In tale ultima ipotesi, il termine di 120 giorni, analogamente a quanto previsto nella disciplina delle s.p.a., dovrebbe riferirsi alla prima convocazione, anche perché, nelle s.r.l., la possibilità di una seconda, eventuale, convocazione dell’assemblea deve essere espressamente prevista dall'atto costituivo.
Dott. Victor Di Maria
Fonte di ricerca: (Fondazione Nazionale dei Commercialisti)
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